Jak wybrać agencję pracy, żeby nie żałować?

Wybór odpowiedniej agencji pracy jest kluczowym krokiem, który może mieć długoterminowy wpływ na działalność Twojej firmy. Prawidłowa decyzja zapewni nie tylko sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale również ochronę prawną i finansową. W tym artykule przedstawiam pięć najważniejszych kryteriów, które według mnie pomogą Ci dokonać świadomego wyboru i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Wpis do KRAZ – więcej niż formalność

Pierwszym i fundamentalnym krokiem przed podjęciem współpracy z agencją jest sprawdzenie, czy jej działalność jest legalna. Sprawdzenie, czy agencja jest wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), to nie tylko formalność, ale przede wszystkim potwierdzenie jej wiarygodności jako potencjalnego partnera. Wpis do KRAZ jest wymogiem prawnym wynikającym z Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, a jego brak może świadczyć o nieprzestrzeganiu obowiązujących przepisów przez daną firmę, co stawia pod znakiem zapytania jej wiarygodność i legalność działania. Aby go sprawdzić, wejdź na stronę https://stor.praca.gov.pl/portal/#/kraz i wpisz NIP lub nazwę agencji, którą chcesz sprawdzić. Certyfikat jest dostępny do weryfikacji i pobrania przez każdego. Warto regularnie sprawdzać jego status, ponieważ może on ulec zmianie na nieaktywny. Brak wpisu do KRAZ oznacza, że agencja działa nielegalnie.

Ubezpieczenie

Zgodnie z polskim przysłowiem „przezorny zawsze ubezpieczony”, każda agencja pracy powinna posiadać ubezpieczenie OC. Jest to kluczowe nie tylko dla ochrony samej agencji, ale także jej klientów – pracodawców-użytkowników. Takie ubezpieczenie stanowi zabezpieczenie przed ewentualnymi roszczeniami finansowymi wynikającymi z działań pracowników tymczasowych lub z ogólnej działalności agencji. Dzięki ubezpieczeniu OC możesz mieć pewność, że nieoczekiwane zdarzenia nie zakłócą działalności Twojej firmy, co jest kluczowe dla utrzymania ciągłości produkcji i świadczenia usług. Ważne jest również, aby pracodawcy użytkownicy byli świadomi zakresu ochrony oraz ograniczeń takiego ubezpieczenia. Nie wszystkie sytuacje lub rodzaje szkód mogą być objęte polisą, dlatego zawsze warto dokładnie zapoznać się z warunkami umowy ubezpieczeniowej oraz sprawdzić kwotę i zakres ubezpieczenia. Takie podejście nie tylko zabezpiecza finansowo agencję, ale również buduje zaufanie wśród klientów, pokazując, że agencja jest odpowiedzialna i gotowa ponieść konsekwencje swoich działań i decyzji.

Legalizacja cudzoziemców

Polska przyciąga pracowników nie tylko z Ukrainy, ale także z wielu innych krajów, co sprawia, że legalizacja zatrudnienia cudzoziemców staje się kluczowym aspektem działalności agencji pracy. Nie jest trudno zagubić się w gąszczu przepisów, które często ulegają zmianom. W ciągu ostatnich czterech lat przepisy zmieniały się nawet kilka razy w roku, co sprawia, że śledzenie aktualnych regulacji jest wyzwaniem nawet dla najbardziej zorientowanych.

Nielegalne zatrudnienie niesie ze sobą poważne konsekwencje. Mówimy tu nie tylko o potencjalnych karach finansowych, które mogą zostać nałożone przez organy kontrolne, ale także o przerwach w produkcji, problemach z realizacją projektów oraz, co może być najważniejsze, o nieodwracalnym uszczerbku na reputacji Twojej firmy. To wszystko może prowadzić do natychmiastowego wstrzymania pracy przez pracowników. Jeśli zostaną ujawnione nieprawidłowości w zatrudnieniu obcokrajowców, mogą oni zostać odsunięci od pracy na dłuższy czas lub nawet całkowicie usunięci z miejsca pracy. Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo zatrudniające 100 osób, z czego 50 to obcokrajowcy. Nagła utrata połowy załogi może sparaliżować działalność firmy, prowadząc do drastycznego spadku wydajności i zdolności operacyjnych. Nawet krótkotrwałe przerwy w działalności produkcyjnej lub usługowej mogą mieć długoterminowe negatywne skutki dla stabilności firmy – scenariusz, którego żaden przedsiębiorca nie chce doświadczyć.

Rzetelność i stabilność finansowa

„ZUS domaga się zapłaty dziesiątek milionów zaległych składek. Jednak nie od agencji, a przedsiębiorców, którzy byli klientami oszustów.”
Przypadki, w których ZUS domagał się zapłaty zaległych składek od przedsiębiorców, a nie od nieuczciwych agencji, stanowią przestrogę dla branży zatrudnienia tymczasowego. Te wydarzenia podkreślają, jak istotne jest dokładne sprawdzanie wiarygodności partnerów biznesowych. Zgodność z przepisami prawa pracy i regularne opłacanie składek ZUS to fundament uczciwej agencji pracy tymczasowej. Chociaż wydaje się to być standardem, doświadczenia pokazują, że nie wszystkie agencje przestrzegają tych zasad, opóźniając lub pomijając płatności. Konsekwencje współpracy z agencją, która zaniedbuje te obowiązki, mogą być dla Ciebie bardziej dotkliwe niż mogłoby się wydawać. Gdy agencja pracy narusza przepisy prawa pracy, Ty, jako pracodawca użytkownik, możesz ponieść współodpowiedzialność za zaległości w opłatach. Wiele agencji, borykając się z problemami finansowymi, negocjuje układy ratalne z ZUS, co może wskazywać na problemy z terminowym regulowaniem bieżących płatności. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy z agencją warto poprosić o przedstawienie dokumentów potwierdzających brak zaległości wobec ZUS. Poza aspektem finansowym, istnieje również ryzyko reputacyjne. Współpraca z agencją, która nie wywiązuje się z obowiązków wobec swoich pracowników i państwa, może negatywnie odbić się na wizerunku Twojej firmy, stając się „piętnem”, które trudno będzie usunąć.

Jak to wygląda w praktyce?

Najlepiej zrozumieć różnice między outsourcingiem a pracą tymczasową, przyglądając się temu, co dokładnie jest zlecane.

Podpisując umowę na pracę tymczasową, firma (pracodawca użytkownik) uzyskuje pracowników, którzy pod jej nadzorem wykonują określone zadania. Firma ta jest zobowiązana do zapewnienia pewnych warunków pracy, takich jak dostarczenie odzieży roboczej czy prowadzenie ewidencji czasu pracy. Pracodawca użytkownik decyduje o liczbie potrzebnych pracowników i kontroluje ich pracę. Rozliczenie z agencją odbywa się na podstawie liczby godzin przepracowanych przez tymczasowych pracowników. W tym przypadku relacja między agencją pracy tymczasowej, pracownikiem tymczasowym a pracodawcą użytkownikiem ma charakter trójstronny.

W przypadku outsourcingu firma zleca agencji wykonanie konkretnych zadań lub procesów. Agencja, która świadczy usługę outsourcingu, sama zarządza zatrudnionymi pracownikami, ustala ich liczbę, wynagrodzenie oraz rodzaj umowy. Firma zlecająca nie ingeruje w sposób zarządzania pracownikami; ocenia jedynie efekt końcowy pracy. Rozliczenie następuje na podstawie wykonanej usługi, na przykład liczby wyprodukowanych elementów lub zrealizowanych procesów. Model rozliczeniowy jest ustalany indywidualnie, w zależności od specyfiki pracy.

Przykład 

Firma produkująca elektronikę przewiduje wzrost produkcji w sezonie świątecznym. Potrzebuje wsparcia w montażu komponentów, kontroli jakości i pakowaniu produktów.

Praca tymczasowa: Firma zatrudnia określoną liczbę pracowników przez agencję pracy tymczasowej do montażu i pakowania produktów. Pracodawca użytkownik nadzoruje ich pracę, a agencja rozlicza się na podstawie przepracowanych godzin.

Outsourcing: Firma zleca agencji całościową obsługę montażu i pakowania. Agencja sama decyduje o liczbie pracowników i zarządza całym procesem. Firma rozlicza się na podstawie ilości gotowych produktów, które spełniają określone standardy jakości.

Każda z usług odbywa się w zakładzie produkcyjnym firmy, ale różnią się one sposobem zarządzania i rozliczeń.

Marża agencji – więcej niż tylko cena

Na koniec warto podkreślić jeszcze jedną ważną kwestię: przy ocenie ofert agencji pracy tymczasowej istotne jest kierowanie się zdrowym rozsądkiem. Podejrzanie niska cena usługi może początkowo przyciągać, ale warto zastanowić się, co tak naprawdę kryje się za tą ceną. Warto przemyśleć, ile kosztowałoby zatrudnienie pracowników bezpośrednio. Często okazuje się, że stawka oferowana przez agencję jest niższa niż rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika, co powinno wzbudzić podejrzenia. Istotne jest, aby zadać sobie pytanie, jakie sztuczki mogły zostać użyte, aby obniżyć koszty do tak niskiego poziomu. Niestety, patologie w agencjach pracy nie są rzadkością. Te, które oferują podejrzanie niskie stawki, mogą obniżać koszty poprzez pomijanie fundamentalnych obowiązków, takich jak opłacanie składek ZUS, legalizacja pracowników, terminowe wypłaty czy uczciwe rozliczenia.

Podsumowanie

Wybierając agencję pracy, nie można kierować się wyłącznie ceną czy obietnicami szybkich rozwiązań. Konieczne jest głębokie zrozumienie, że każdy z wymienionych aspektów – od legalności działalności, poprzez ubezpieczenie, legalizację cudzoziemców, rzetelność finansową, aż po realną wartość marży – ma bezpośredni wpływ na długoterminową wartość i efektywność współpracy. Przemyślane decyzje i dokładna weryfikacja potencjalnego partnera zabezpieczają nie tylko operacyjność Twojej firmy, ale również jej reputację i przyszłość. Ostatecznie, wybór zaufanej i sprawdzonej agencji to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym.

O autorze publikacji: